چک‌لیست برگزاری رویداد؛ از ۸ هفته قبل تا فردای رویداد
تیم فلو۸ دقیقه مطالعه
چک‌لیست برگزاری رویداد برای برگزارکننده‌های مستقل: از تعیین هدف و بودجه تا اسپانسر کوچک، بلیت، تبلیغ، روز رویداد و بعد از آن؛ هفته‌به‌هفته، با جدول بودجه و نقشه‌ی پلن B.
فهرستِ مطالب
رویداد کوچک خوب، معمولاً حاصل یک ایده‌ی درخشان نیست؛ حاصل ده‌ها کار ساده است که هر کدام سر وقت خودش انجام شده‌اند. شب مافیا در کافه، گفت‌وگوی کوچک در یک استودیوی هنری، اجرای آکوستیک در یک فضای جمعوجور یا دورهمی یک گروه کتاب‌خوانی؛ همه‌شان از یک الگو پیروی می‌کنند. این چک‌لیست برگزاری رویداد برای همین برگزارکننده‌های مستقل نوشته شده، نه برای همایش‌های شرکتی. کارها را بر اساس زمان چیده‌ایم تا بدانی هر هفته دقیقاً سراغ چه چیزی بروی.
اگر رویدادت ورکشاپ است و ابزار، مواد و آموزش عملی دارد، راهنمای تخصصی‌اش را در چک‌لیست برگزاری ورکشاپ بخوان. این‌جا تمرکز روی رویدادهای عمومی‌تر است.
۸ تا ۶ هفته قبل: پایه‌ها را محکم کن
این مرحله کمترین هیجان و بیشترین اثر را دارد. هر تصمیمی که این‌جا مبهم بماند، بعداً با هزینه‌ی بیشتری برمی‌گردد.
هدف را در یک جمله بنویس
«می‌خواهم یک شب مافیا برای آدم‌هایی بگذارم که تازه به شهر آمده‌اند و دنبال دوست تازه‌اند.» این جمله از «یک شب مافیا» خیلی کاربردی‌تر است، چون مکان، قیمت، لحن تبلیغ و حتی ساعت شروع را برایت روشن می‌کند. هدف می‌تواند ساختن جامعه، معرفی یک هنرمند، درآمد برای فضا یا فقط تجربه‌ی یک ایده باشد؛ مهم این است که بدانی کدام است.
مخاطب را دقیق ببین
چند سؤال ساده: این آدم‌ها چند سال دارند؟ معمولاً چه ساعتی آزادند؟ با دوستشان می‌آیند یا تنها؟ قبلاً در رویداد مشابه شرکت کرده‌اند؟ جواب این سؤال‌ها مستقیماً روی ظرفیت، روز هفته و نوع پذیرایی اثر می‌گذارد.
بودجه را دسته‌بندی کن
پیش از هر خرجی، فهرست هزینه‌ها را کامل بنویس. عدد هر ردیف بسته به شهر، مکان و اندازه‌ی رویداد خیلی فرق می‌کند، پس به‌جای عدد، اول مطمئن شو چیزی جا نیفتاده:
| دسته‌ی هزینه | چه چیزهایی در آن است | نکته |
|---|---|---|
| مکان | اجاره، حداقل سفارش کافه، ساعت اضافه | بپرس آماده‌سازی و جمع کردن هم جزو ساعت است یا نه |
| اجرا و مهمان | دستمزد اجراکننده یا سخنران، رفت‌وآمد | توافق را مکتوب کن، حتی در پیام |
| صدا و نور | میکروفون، اسپیکر، کابل، پروژکتور | وسایل مکان را از قبل تست کن |
| پذیرایی | نوشیدنی، میان‌وعده، ظرف | بگو شامل بلیت است یا جدا |
| تبلیغ | طراحی پوستر، تبلیغ پولی | تبلیغ پولی را به آخر بودجه بگذار |
| چاپ و ملزومات | برچسب اسم، کارت بازی، تابلو مسیر | بیشترشان قابل استفاده‌ی دوباره‌اند |
| کارمزدها | کارمزد فروش بلیت و پرداخت | در قیمت‌گذاری لحاظش کن |
| ذخیره‌ی احتیاط | خرج‌های پیش‌بینی‌نشده | یک سهم ثابت کنار بگذار و دست نزن |
بعد از این جدول، تازه وقت فکر کردن به قیمت بلیت است. برای حساب نقطه‌ی سربه‌سر و چیدن پله‌های قیمت، راهنمای قیمت‌گذاری بلیت کمکت می‌کند؛ هرچند برای ورکشاپ نوشته شده، منطقش برای هر رویداد کوچکی کار می‌کند.
مکان و تاریخ را با هم انتخاب کن
مکان و تاریخ به هم گره خورده‌اند. اول چند گزینه‌ی مکان پیدا کن، بعد تاریخ‌های آزادشان را با تقویم مخاطبت تطبیق بده. هنگام بازدید این‌ها را چک کن: ظرفیت واقعی نشسته، تعداد پریز، کیفیت صدا وقتی پر است، دسترسی با مترو یا تاکسی، سرویس بهداشتی، تهویه و مسیر خروج اضطراری. تاریخ‌های تعطیل رسمی، امتحانات دانشگاه‌ها و رویدادهای بزرگ هم‌زمان در شهرت را هم از نظر دور نکن.
مجوز را جدی بگیر
بسته به نوع رویداد، فروش بلیت و محل برگزاری، ممکن است به مجوز یا هماهنگی رسمی نیاز داشته باشی. این‌جا حدس نزن؛ اول با صاحب مکان صحبت کن، چون معمولاً تجربه‌ی قبلی دارد. کلیات این موضوع را در راهنمای مجوز برگزاری ورکشاپ نوشته‌ایم که برای بیشتر رویدادهای فرهنگی کوچک هم نقطه‌ی شروع خوبی است.
۶ تا ۴ هفته قبل: برنامه، همکاران و اسپانسر
برنامه را روی کاغذ بیاور
یک پیش‌نویس از جریان رویداد بنویس: ورود، شروع، بخش‌های اصلی، استراحت، پایان. برای هر بخش زمان تقریبی بگذار. همین الان معلوم میشود برنامه‌ات زیادی شلوغ است یا جای خالی دارد.
همکاران و نقش‌ها
حتی برای رویداد سی‌نفره، تنها بودن سخت است. حداقل این نقش‌ها را مشخص کن، حتی اگر یک نفر دو نقش داشته باشد:
- پذیرش: چک کردن بلیت و خوش‌آمدگویی
- اجرا: گرداننده، میزبان بازی یا مجری
- فنی: صدا، نور، پخش و پریزها
- محتوا: عکس و ویدیو برای بعد از رویداد
- پشتیبان: کسی که وقتی چیزی خراب شد، دنبالش برود
اسپانسر کوچک و همکاری با برند محلی
برای رویداد کوچک، اسپانسر رویداد معمولاً یک برند بزرگ نیست؛ یک قهوه‌فروش، یک کارگاه دست‌ساز، یک کتاب‌فروشی یا یک کسب‌وکار محلی است که مخاطب تو برایش جذاب است. چند اصل برای پیشنهاد صادقانه:
- عدد واقعی بده، نه وعده. بگو ظرفیت چند نفر است و مخاطبت چه کسانی‌اند. اگر رویداد اولت است، همین را بگو.
- چیز مشخصی پیشنهاد کن: نام برند روی پوستر، چند دقیقه معرفی، میز نمایش محصول، یا اشاره در استوری‌ها.
- کمک غیرنقدی را دست‌کم نگیر. نوشیدنی، جایزه‌ی بازی یا تخفیف برای شرکت‌کننده‌ها می‌تواند از پول نقد ارزشمندتر باشد.
- بعد از رویداد گزارش بده. چند عکس و یک خلاصه از تعداد حاضران، درِ همکاری بعدی را باز نگه می‌دارد.
و مهم‌تر: بودجه را طوری ببند که اگر اسپانسر نیامد، رویداد زمین نخورد.
۴ تا ۲ هفته قبل: ثبت‌نام، بلیت و تبلیغ
ثبت‌نام و بلیت
فروش را حداقل سه هفته پیش از رویداد باز کن. قبل از انتشار، این‌ها را روشن کن: ظرفیت، قیمت، چه چیزی شامل بلیت است، سیاست استرداد و آدرس دقیق یا زمان اعلام آدرس. بلیت آنلاین با کد QR هم کار پذیرش را سریع می‌کند و هم جلوی بلیت تکراری را می‌گیرد؛ جزئیاتش را در راهنمای فروش بلیت آنلاین و QR نوشته‌ایم.
تبلیغ
یک پوستر اصلی، چند استوری و یک متن کوتاه که در یک نگاه بگوید چه، کجا، کی و برای چه کسی. برای طراحی بصری، راهنمای پوستر و بنر استوری را ببین و برای برنامه‌ی انتشار و محتوای قبل از رویداد، تبلیغ ورکشاپ در اینستاگرام را. چند نکته‌ی عمومی:
- اول به جمع خودت خبر بده؛ اولین بلیت‌ها معمولاً از آشناها فروخته میشوند.
- از اجراکننده یا مهمانت بخواه در صفحه‌ی خودش اطلاع‌رسانی کند.
- رویداد را جایی منتشر کن که آدم‌ها دنبال برنامه می‌گردند؛ مثلاً در صفحه‌ی کشف رویدادهای فلو.
- یک تاریخ تصمیم بگذار: اگر تا آن روز به حداقل نفرات نرسیدی، از قبل بدانی چه می‌کنی.
هفته‌ی آخر: تأیید، تأیید، تأیید
هفته‌ی آخر وقت کار تازه نیست؛ وقت مطمئن شدن است.
- با مکان، اجراکننده و همکاران یک بار دیگر ساعت و نقش‌ها را مرور کن.
- برای خریدارها پیام یادآوری بفرست: ساعت، آدرس، مسیر رسیدن و اینکه چه چیزی همراه بیاورند.
- اگر میشود، یک سر به مکان بزن و تجهیزات صوتی را همان‌جا تست کن.
- برنامه‌ی دقیقه‌ای روز رویداد را نهایی کن و برای همه‌ی همکاران بفرست.
- فهرست وسایل را ببند: سیم رابط، شارژر، چسب، ماژیک، برچسب اسم، کیسه‌ی زباله و جعبه‌ی کمک‌های اولیه.
نقشه‌ی پلن B
برای هر کدام از این‌ها از قبل یک جواب داشته باش:
| خطر | نشانه | پلن B |
|---|---|---|
| قطع برق | خاموشی برنامه‌ریزی‌شده یا ناگهانی | پاوربانک بزرگ، چراغ قوه، برنامه‌ی کوتاه‌تری که بدون صدا هم اجرا شود |
| خرابی صدا | خش، قطعی یا نبود میکروفون | اسپیکر دوم یا کوچک‌تر کردن دایره‌ی جمع |
| لغو مهمان یا اجراکننده | پیام دیرهنگام | یک جایگزین از قبل هماهنگ‌شده یا بخش تعاملی جایگزین |
| بیش از ظرفیت | ورود افراد بدون بلیت | فهرست مهمانان و توقف فروش در سقف ظرفیت |
| حضور خیلی کم | ثبت‌نام زیر حداقل | فضای کوچک‌تر، جابه‌جایی تاریخ یا اطلاع‌رسانی شفاف و استرداد |
روز رویداد
ورود و پذیرش
زودتر از همه برس. مسیر ورود را با یک تابلو یا برچسب ساده مشخص کن. یک نفر فقط مسئول پذیرش باشد: بلیت را چک کند، اسم بپرسد و بگوید کجا بنشینند یا وسایلشان را کجا بگذارند. چند دقیقه‌ی اول، حس کل شب را می‌سازد.
ایمنی
مسیر خروج اضطراری باز باشد، کابل‌ها با چسب روی زمین محکم شوند و جعبه‌ی کمک‌های اولیه دم دست باشد. اگر ظرفیت مکان محدود است، از آن بیشتر آدم راه نده، حتی اگر فروش وسوسه‌انگیز باشد. یک نفر از همکاران بداند در وضعیت اضطراری با چه کسی تماس بگیرد.
برنامه‌ی دقیقه‌ای
یک نمونه برای رویدادی که ساعت ۱۸ شروع میشود:
| زمان | کار |
|---|---|
| ۱۶:۳۰ | رسیدن تیم، چیدمان و تست صدا |
| ۱۷:۳۰ | آماده بودن پذیرش |
| ۱۸:۰۰ | باز شدن در و پذیرایی کوتاه |
| ۱۸:۲۰ | خوش‌آمدگویی و شروع بخش اصلی |
| ۱۹:۲۰ | استراحت |
| ۱۹:۴۰ | بخش دوم |
| ۲۰:۳۰ | جمع‌بندی، عکس گروهی با رضایت حاضران و اعلام برنامه‌ی بعدی |
| ۲۱:۰۰ | جمع کردن و تحویل مکان |
برای شب مافیا، زمان‌بندی را بر اساس تعداد دورها بچین؛ قوانین و نقش‌های بازی مافیا برای گرداننده‌های تازه‌کار مفید است.
بعد از رویداد
بازخورد
در یکی دو روز اول، یک فرم کوتاه با سه چهار سؤال بفرست: چه چیزی را دوست داشتی؟ چه چیزی را عوض کنیم؟ دوباره می‌آیی؟ جواب‌ها را با یادداشت‌های تیم کنار هم بگذار.
عکس و محتوا
عکس‌ها را زود منتشر کن، ولی فقط از کسانی که رضایت داده‌اند. از اجراکننده و اسپانسر تشکر عمومی کن و برایشان یک گزارش کوتاه بفرست.
جامعه
برگزاری رویداد یک‌بار مصرف نیست. اگر حاضران راهی برای دنبال کردنت داشته باشند، رویداد بعدی با کمترین تبلیغ پر میشود. تاریخ رویداد بعد را همان شب اعلام کن و همین چک‌لیست را با درس‌های این دور به‌روز کن.
جمع‌بندی
برنامه‌ریزی رویداد کوچک یعنی هر کار را در هفته‌ی خودش انجام دهی: هدف و بودجه و مکان در دو ماه قبل، همکاران و اسپانسر در یک ماه و نیم قبل، بلیت و تبلیغ در یک ماه قبل، تأیید و پلن B در هفته‌ی آخر، و آرامش در روز اجرا. بعد از رویداد هم بازخورد و جامعه را جدی بگیر. راهنمای هر مرحله را جداگانه در راهنمای برگزارکننده‌ها پیدا می‌کنی. اگر رویدادت آماده است، آن را جایی بگذار که آدم‌ها برنامه پیدا می‌کنند؛ و برای الهام، سری به رویدادهای در جریان فلو بزن.
پرسش‌های متداول
برای یک رویداد کوچک چند هفته زمان آماده‌سازی لازم است؟
برای رویدادی با چند ده نفر، شش تا هشت هفته زمان راحتی است. با کمتر هم میشود، ولی کارهای این چک‌لیست فشرده‌تر میشوند و معمولاً تبلیغ و فروش بلیت بیشترین آسیب را می‌بینند.
برای برگزاری رویداد در کافه یا استودیو مجوز لازم است؟
بستگی به نوع رویداد، فروش بلیت و قوانین محل دارد. پیش از قطعی کردن تاریخ، با صاحب مکان و مرجع مربوط در شهرت هماهنگ کن و به حدس اکتفا نکن.
بدون اسپانسر هم میشود رویداد خوبی برگزار کرد؟
بله. بیشتر رویدادهای کوچک با بلیت جمعوجور و بودجهی محدود برگزار میشوند. اسپانسر کمک است، نه پیششرط؛ بودجه را طوری ببند که بدون او هم ضرر نکنی.
اگر ثبت‌نام کم بود، رویداد را لغو کنم؟
از قبل یک حداقل نفرات و یک تاریخ تصمیم تعیین کن. اگر تا آن تاریخ به حداقل نرسیدی، جابه‌جایی تاریخ یا کوچک‌تر کردن مکان اغلب بهتر از لغو کامل است؛ در هر حال شفاف به خریدارها خبر بده و مبلغشان را برگردان.
بعد از رویداد مهم‌ترین کار چیست؟
گرفتن بازخورد در همان یکی دو روز اول و نگه داشتن ارتباط با شرکت‌کننده‌ها. رویداد بعدی‌ات از همین جمع شروع میشود.
رویدادت را در فلو بساز
ورکشاپ، شب مافیا یا دورهمی‌ات را در فلو بساز، بلیتش را بفروش و مخاطبِ هم‌سلیقه پیدا کن. عضویت فعلاً با دعوت‌نامه است؛ اگر کد داری وارد شو، اگر نه در صف انتظار جا بگیر.
